Kebi Language Expertisen tietosuojakäytäntö - näin käsittelemme henkilötietojasi

1. Keitä me olemme ja mikä tämä sivu on

Tässä tietosuojakäytännössä (jäljempänä ”käytäntö”) kerromme meidän Kebi Language Expertisen (myöh. ”me”), yksityisyydensuojaa koskevista käytännöistä. Me toimimme Suomessa yritystunnuksella 2750158-5 ja rekisteröity kotipaikkamme sijaitsee Espoossa.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (”asetus”) mukaisesti haluamme informoida sivustomme käyttäjiä sekä nykyisiä ja mahdollisia asiakkaistamme ja yhteistyökumppaneitamme henkilötietojen käsittelystämme tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.

Yksityisyydensuojasi on meille tärkeä ja meidän on kerrottava, kuinka keräämme, käsittelemme ja tarvittaessa luovutamme henkilötietojasi. Tavoitteemme on, että sivustomme/palvelumme ovat käyttäjille turvallisia ja suojattuja myös tietosuojan ja tietoturvan huomioiden. 

Jatkamalla sivustomme käyttöä annat suostumuksesi henkilötietojesi keräämiseen, käyttöön ja luovuttamiseen (yhdessä ”henkilötietojen käsittely”) tämän käytännön mukaisesti. Mikäli tilaat meiltä palveluita, saatamme informoida henkilötietojen käsittelystämme myös tätä käytäntöä tarkemmin.

Mikäli alla olevien tietojen lisäksi tietosuojakäytännöistämme herää kysymyksiä, pyydämme olemaan rohkeasti yhteydessä.

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilömme

Tätä käytäntöä koskeviin kysymyksiin vastaa tietosuoja-asioiden yhteyshenkilömme, johon voit olla yhteydessä sivuston yhteystietojen kautta. 

3. Henkilörekisterimme

Käsittelemme henkilötietojasi mahdollisesti eri tarkoituksiin ja näin ollen osin eri rekistereissä.

4. Mitä henkilötietoja keräämme ja käsittelemme 

(a) sinulta itseltäsi

Keräämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja silloin, kun annat ne meille lähettäessäsi meille sähköpostia, pyytäessäsi tarjousta palveluistamme, ottaessasi meihin yhteyttä sosiaalisen median kautta, täyttäessäsi sivustolla olevia lomakkeita tai ollessamme yhteydessä muutoin tai sopimusvelvoitteitamme täyttäessämme. Meille antamiisi tietoihin lukeutuvat esimerkiksi tiedot, joita annat lähettäessäsi meille sähköpostia, pyytäessäsi tarjousta palveluistamme, tilatessasi palveluja esim. uutiskirjeitä, tai silloin kun teemme muutoin yhteistyötä. Rekistereissämme käsitellään muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä tietoja: perushenkilötiedot, kuten nimi ja yhteystiedot. Lisäksi käsittelemme sivustoomme ja palveluihimme liittyviä tietoja, kuten ilmoittamiasi kiinnostustietoja; suoramarkkinointisuostumuksia ja -kieltoja. 

Me keräämme tarjousta pyytäviltä tahoilta vähintään tarvittavat perushenkilötiedot. Ilman näitä tietoja emme voi tarjota palveluitamme käyttöösi (”pakolliset tiedot”). Lisäksi voit luovuttaa meille muita henkilötietojasi vapaaehtoisesti (”vapaaehtoiset tiedot”). 

(b) automaattisesti

Lisäksi käytämme mahdollisesti ns. evästeitä kerätäksemme yleisesti internetin käyttöäsi koskevaa tietoa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi IP-osoite, selaimen versio sekä vastaavat internetin käyttöä ja sivuston vierailuja koskevat tiedot. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan tietokoneesi kiintolevylle. Evästeiden avulla voimme parantaa sivustoamme ja tarjota tarpeisiisi tarkemmin sovitettuja palveluja. Voit mahdollisesti estää evästeiden tallentumisen internetselaimesi asetuksilla. Huomioi kuitenkin, että evästeiden hyväksymättä jättäminen saattaa estää pääsysi tiettyihin sivustomme/palvelumme toimintoihin.

(c) muuten

Käytämme myös julkisia lähteitä tarvittaessa, jotta voimme varmistaa esimerkiksi tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden. Saatamme hyödyntää markkinoinnissamme myös luotettavia kumppaneita, joilta saatamme saada tietoja.

5. Henkilötietojen käsittelymme tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme tämän tietosuojakäytänteen mukaisia henkilötietoja ensisijaisesti palveluidemme tarjoamiseksi ja näin sopimuksen täyttämiseksi, mutta myös raportointiin/tilastointiin/kehittämiseen sekä tiedottaaksemme tuotteistamme ja palveluistamme sekä markkinoidaksemme niitä. Käsittelemme tietoja siten seuraavien oikeusperusteiden nojalla: sopimuksen täyttämiseksi, lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi sekä oikeutetun edun ja suostumuksen perusteella.

Kootusti voidaankin sanoa, että oikeutettu etumme koskee erityisesti tietoisuuden lisäämistä tuotteistamme ja palveluistamme, toimintojemme kehittämistä, lisämyynnin saavuttamista sekä toimivien yhteistyöverkostojen ylläpitämistä. 

Em. oikeusperustein käytämme sivustoltamme keräämiämme tietoja kootusti seuraavasti:

-       taataksemme, että sivuston sisältö esitetään sinulle ja tietokoneellesi kaikkein tehokkaimmassa muodossa;

-       tarjotaksemme tai välittääksemme sinulle palveluja;

-       täyttääksemme välillemme syntyneiden sopimusten mukaiset velvollisuutemme;

-       ilmoittaaksemme sinulle palvelumme muutoksista;

-       asiakaspalveluumme ja markkinointitarkoituksiimme; sekä

-       varmistaaksemme, että käyttäjät noudattavat hyväksymiään käyttöehtoja.

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja sinun (tai organisaatiosi) palvelemista varten.

6. Kenelle luovutamme tietojasi

Voimme luovuttaa henkilötietoja muille osapuolille:

-       kun yhteistyökumppanimme (mm. kirjanpitäjä, IT-tuki) käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (sitoutamme kaikki tällaiset kumppanimme vastaaviin käytäntöihin kuin meillä); sekä lisäksi

-       kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä mm. oikeuksiemme toteuttamiseksi, turvallisuuden varmistamiseksi tai esimerkiksi viranomaispyyntöihin vastaamiseksi.

Voimme luovuttaa tietojasi suostumuksellasi myös muille osapuolille. 

Tietojasi ei siirretä toimestamme EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Ulkopuoliset palvelut

Voimme käyttää kolmansien osapuolten sovelluksia ja sisältötyökaluja verkkosivujemme tietyissä osissa.  Kun käytät tällaisia sovelluksia tai sisältötyökaluja, kyseiset kolmannet osapuolet voivat saada henkilötietojasi esim. silloin kun olet kirjautuneena kyseisiin palveluihin. 

9. Henkilötietojen säilytys

Käsittelemme henkilötietoja kunkin käyttötarkoituksen mukaisesti ja ajan. Haluamme muistuttaa, että esimerkiksi meitä sitovat lainmukaiset velvoitteet saattavat edellyttää tietojen säilyttämistä myös esimerkiksi välillämme olevan sopimuksen päättymisen jälkeen. Lisäksi on hyvä huomioida, että saatamme säilyttää tarvittaessa tilastoinnin kannalta oleellisia tietoja niin, että asiakas ei ole niistä tunnistettavissa suoraan tai välillisesti.

10. Oikeutesi rekisteröitynä

Rekisteröitynä sinulla on:

-       oikeus saada pääsy henkilötietoihin: voit olla meihin yhteydessä ja tarkistaa, mitä tietoja sinusta on mahdollisesti tallennettu;

-       oikeus tietojen oikaisemiseen: voit olla meihin yhteydessä ja pyytää, että virheelliset tiedot oikaistaan; 

-       oikeus tietojen poistamiseen: mikäli käyttötarkoitus on päättynyt, poistamme tietosi ja sinulla on oikeus tätä meiltä myös vaatia; 

-       oikeus käsittelyn rajoittamiseen: voit olla meihin yhteydessä ja voit lainsäädännön rajoissa rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä;

-       vastustamisoikeus: olemme luoneet mekanismit, joilla käyttäjät voivat vastustaa henkilötietojensa käsittelyä lainsäädännön rajoissa ja esimerkiksi peruuttaa vapaasti aiemmin antamansa suostumuksen; ja

-       oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: voit olla meihin yhteydessä, jos tarvitset tietojasi muissa kuin meidän järjestelmissä ja pyrimme antamaan tiedot siten, että ne voidaan siirtää toiseen järjestelmään.

Kaikkien edellä todettujen osalta huomioithan, että oikeutesi voivat olla rajoitettuja sellaisten henkilötietojen osalta, jotka:

-       ovat välttämättömiä tässä käytännössä määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi; 

-       joiden säilyttämistä laki edellyttää; tai joiden osalta 

-       meillä on myös muita velvoitteita.

Vaikka pyrimme toimimaan kaikilta osin tietosuojalainsäädännön mukaisesti, tarvittaessa voit olla yhteydessä yhteyshenkilöömme tai tehdä valituksen asianomaiselle valvontaviranomaiselle (ks. lisää http://tietosuoja.fi).

12. Muuta

Hyödynnämme henkilötietojasi myös automaattisesti toimintojemme laadun (mm. tiedotuksemme kohdistuminen) varmistamiseksi. Emme kuitenkaan tee henkilötietojesi perusteella automatisoituja yksittäispäätöksiä.

13. Linkit ja muut sivustot

Tämä käytäntö ei koske kolmansien osapuolien sivustoja (mahdollisista linkeistä huolimatta), koska emme voi tällaisiin sivustoihin tai niiden tietosuojakäytäntöihin vaikuttaa.

14. Käytännön päivitykset

Tarkastelemme tätä käytännöstä säännöllisesti ja julkaisemme mahdolliset päivitykset tällä sivulla. Tämän käytännön sisältö päivitettiin viimeksi 30.11.2018.